Пять способов правильно организовать свое время: советы специалиста по тайм-менеджменту

Как не «успеть все», а «успеть больше»

Знакома ли вам ситуация: с утра составляешь список дел, а к вечеру понимаешь, что абсолютно ничего не сделал? То домашние хлопоты отняли энергию, то «случайно» посмотрел залпом весь сезон (или не один) сериала. Можно ли организовать свое время так, чтобы успеть и курсовую написать, и с подружкой встретиться? Разобраться в этом вопросе поможет специалист по тайм-менеджменту Инга Воюш.

Тайм-менеджмент – это специальная технология организации и распределения времени, которая позволяет эффективно его использовать. Говоря простым языком, владея основными принципами тайм-менеджмента, вы сможете достигать своих целей с минимальными усилиями и в нужные сроки, не жертвуя при этом ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. Что для этого нужно?

СПОСОБ № 1
Завести ежедневник

Самый простой и проверенный способ. Если дома чистой тетрадки не нашлось, загляните в ближайший книжный магазин. Сейчас там полно ежедневников на любой вкус: с листочками в полоску, в клетку или с чистыми страницами. Дальше – дело за фантазией. Можете не просто вести блокнот, но и креативно его оформлять: украшать рисунками или наклейками. Самое главное – ежедневно уделяйте время планированию. Лучше всего составлять список задач на день накануне вечером. Так уже с самого утра вы будете точно знать, что вас ждет сегодня. Важно не только записывать цели, но и фиксировать их дедлайны. Для этого можно составлять сразу несколько списков: глобальный (с долгосрочными планами и целями), на месяц и на день.

Комментарий специалиста:

– Не всегда целесообразно вести несколько планингов – например, в телефоне, на гугл-платформе и бумажный. Лучше минимизировать их количество. Зачем распыляться, если можно сфокусировать свое внимание на чем-то одном?

СПОСОБ № 2
Расставить приоритеты

Тайм-менеджмент – это не про то, как «успеть все», а про то, как «успеть больше». Он поможет определить, какие задачи для вас по-настоящему важны. А это куда более ценная способность. Список дел можно анализировать по матрице Эйзенхауэра – методу, который позволяет быстро расставить приоритеты. Именно Дуайту Эйзенхауэру принадлежит высказывание: «Не все срочные дела важны и не все важные дела срочные». Чтобы грамотно пользоваться этим методом, распишите задачи на день по квадратам: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные, неважные», «Несрочные, неважные». Дела из первого квадрата – приоритетные, их нужно выполнять в первую очередь. Задачи из квадратов № 2 и № 3 можно растянуть на несколько дней, а вот перечень из четвертого квадрата можно смело вычеркнуть из своего списка. Зачем зря терять время?

Комментарий специалиста:

– Иногда определить важность задачи можно, задав себе несколько вопросов: что будет, если я это сделаю? Что будет, если не сделаю? Чего не будет, если я это сделаю? Чего не будет, если не сделаю?

СПОСОБ № 3
Скачать планировщик задач на телефон

Если вы боитесь забыть ежедневник дома или просто не привыкли писать от руки, на помощь придет планировщик задач в смартфоне. В интернете их сейчас большое ко­личество. Рассмотрим некоторые из них.

Any.Do – простое и удобное приложение. В нем можно распределять задачи на разные группы: «Покупки», «Рабочие проекты», «Личные поручения». Так намного легче ориентироваться, плюс видно, к какой из сфер нужно быть более внимательным.

Todoist – фишка приложения в том, что в нем есть специальный режим под названием «Карма», в котором автоматически настраиваются ежедневные и еженедельные цели по количеству задач.

А вообще можно создавать списки дел прямо в телефонных заметках. Просто и удобно, а главное – не потеряются.

Комментарий специалиста:

– Планировщики хороши только для тех, кто постоянно пользуется телефоном. Для людей постарше или любителей визуализировать предпочтительнее бумажный ежедневник.

СПОСОБ № 4
Сосредоточиться на главном

Научитесь концентрироваться на важном и не отвлекаться на посторонние дела. Например, когда вы работаете над серьезным проектом, телефон лучше перевести в беззвучный режим, чтобы друзья не беспокоили сообще­ниями, а мама – звонками. А еще лучше отложите его подальше, чтобы не было соблазна проверить почту или полистать ленту. Также если у вас «висит» неоконченный курсовой проект, не стоит гуглить афишу на ближайшие выходные, лучше посвятите это время работе: спокойно отдох­нуть вы все равно не сможете, а так хотя бы выполните большую часть проекта.

Комментарий специалиста:

– Да, отключить уведомления – хороший вариант. Мессенджеры – нещадные поглотители времени, в них (как и в электронной почте) лучше выключить звук и всплывающие сообщения. Если нужно сосредоточиться, отложите гаджет на 25 минут, сделайте задачу или ее часть, потом на десять минут разрешите себе посерфить в интернете. Отвлекитесь и потом снова включайтесь в работу. Не нужно лишать себя отдыха, так делу точно не поможешь.

СПОСОБ № 5
Стать мультизадачным

Помните легендарного Цезаря, который делал несколько дел одновременно? Вам тоже не помешает этому научиться. Это очень хорошая привычка, потому что можно совмещать приятное с полезным. Например, говорите по телефону с подружкой, а параллельно убирайте в квартире, слушайте новый подкаст, пока готовите ужин. Время, проведенное в дороге, тоже стоит исполь­зовать эффективно: в общественном транс­порте по пути в университет подучить билет к экзамену, прослушать аудио­книгу, стоя в пробке.

Комментарий специалиста:

– Мультизадачность – это хорошо. Вот только подходит она людям, не подверженным стрессу. Часто к постоянному повышению эффективности, как ни парадоксально, склонны люди невротического склада, которые постоянно пребывают в напряжении. Одним словом, к мультизадачности нужно подходить осознанно.

gorbatko@sb.by