Как все успевать и не уставать: советы специалиста по тайм-менеджменту

14.04.2022 15:17:00

В современном мире так хочется многое успевать. Уделять внимание близким, находить время на занятия спортом, следить за состоянием здоровья, не забывать об увлечениях. Но это не всегда удается, ведь иногда так хочется после дня, проведенного в офисе или на учебе, просто улечься перед телевизором и включить режим «пусть весь мир подождет». Как спастись от прокрастинации и начать действовать сразу, а не после дождичка в четверг? С этим вопросом мы обратились к психологу Института бизнеса Белорусского государственного университета, автору программ по самоорганизации, продуктивности и позитивному мышлению Наталье Коротаевой.

Коллаж Татьяны ГОРБАЧ, «ЗН»

– Наталья Андреевна, давно интересуюсь темой тайм-менеджмента. На личном примере и исходя из опыта друзей знаю, как иногда сложно заставить себя что-то сделать. Подскажите, сколько оптимально планировать задач на день? Как определить, какие из них важнее?

– Людей можно условно разделить на рационалов, тех, что планируют и делают, и иррационалов, которым свойственна спонтанность. Парадокс в том, что рационалам и без дополнительных инструментов удается быть продуктивными, а спонтанным сама идея пользоваться планировщиками перекрывает кислород. Для тех и других главное – правильно расставлять приоритеты. Далее эти приоритеты следует использовать в качестве фильтра: все, что не входит в список важного, откладывать на потом. Если вы новичок в самоорганизации, следует начинать с одного маленького дела в день, чтобы точно его выполнить. Это улучшит ваш боевой дух. Когда одно дело будет получаться стабильно, планируйте два, со временем добавляйте еще и еще. Те, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента, могут за основу взять систему один-три-пять: на день ставить одно дело, которое нужно выполнить обязательно, три менее важных и пять необязательных задач.

– Предположим, в голове составила список важных дел. Куда их переносить – на бумагу или в электронный носитель?

Наталья Коротаева

– В этом вопросе все индивидуально. Многие предпочитают вести записи от руки, и, выполняя какую-то из намеченных задач, вычеркивать ее. Желание побыстрее закрасить все пункты некоторых мотивирует быть более продуктивными. Преимущество электронных планировщиков в том, что они всегда под рукой, не придется судорожно вспоминать, что и во сколько вы наметили, если забыли блокнот дома. Существует множество бесплатных мобильных приложений для этих целей. Например, Evernote, Notion, Microsoft To Do или Google Keep.

– Красиво и структурированно заполнять блокнот или приложения недостаточно. В тайм-менеджменте важны методы работы с задачами. Какие, на ваш взгляд, самые эффективные?

– Многозадачность давно признана неэффективной. Важно концентрироваться на чем-то одном: максимально устранить возможные отвлекающие факторы, выключить звук уведомлений на телефоне. Важно следить за режимом дня. Если ищете 25-й час в сутках, стоит пересмотреть свой график. Если встать в 05:00, то уже к 10:00 можно закрыть большинство вопросов. Если решитесь на такой эксперимент, опирайтесь на биоритмы. В течение дня наш ресурс силы воли истощается, поэтому важно тратить энергию в первую очередь на важные задачи. Начинать свой день стоит с «лягушки» – дела, которое нам не очень приятно и требует много внутренних ресурсов, или «хвоста» – вопроса, который вы не успели закрыть вчера. Но этот метод подходит не каждому. Некоторым, прежде чем приступить к чему-то серьезному, нужно сначала сделать что-то маленькое и простое, чтобы «раскачаться».

– Часто бывает: утром встала и принялась выполнять сложные задачи. Но уже через час устала и захотела прилечь…

– Да, эта проблема знакома многим. В таких случаях хорошо работает метод pomodoro. Приступая к выполнению какой-нибудь задачи, поставьте таймер на 25 минут. Когда услышите звуковой сигнал, сделайте пятиминутный перерыв, в который разрешите себе отвлечься на чай, разминку, уборку. Потом снова запускайте секундомер и возвращайтесь к делу. При желании время интервалов труда и отдыха можно подстроить под себя.

В ТЕМУ

Книги, которые советует прочитать Наталья Коротаева

• Майкл Бреус «Всегда вовремя». Книга с рекомендациями о том, как жить в гармонии со своими биоритмами.

• Глеб Архангельский «Тайм-драйв». Автор – самый известный русскоязычный специалист в тайм-менеджменте.

• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок». Подойдет скорее для рационалов.

• Яна Франк «Муза и чудовище: как организовать творческий труд». Вариант для тех, кому ближе спонтанность.

Анна СУШКОВА, студентка факультета журналистики БГУ